Pengertian PDF Beserta Fungsi dan Kelebihan PDF Dibanding Format Dokumen Lainnya

Bagi masyarakat umum keberadaan file dengan ekstensi PDF mungkin tidaklah asing bahkan banyak yang mengetahui software dengan fungsi PDF reader seperti Adobe Reader. Namun sepertinya sangat sedikit masyarakat yang mengerti makna atau tujuan dari pembuatan file ini, mengingat untuk pengolahan data sudah ada Microsoft Office. Di artikel ini kami akan mengulas lebih mendalam mengenai Portable Document Format atau dalam istilah umum biasanya disingkat menjadi PDF. Penjelasan lebih menitik beratkan ke pengertian PDF secara umum, fungsi utama serta kelebihan – kelebihan dari PDF.

Penggunaan PDF biasanya identik dalam dunia kerja yang mengarah pada pengolahan data. Data yang sudah dibuat dalam Microsoft Office (bisa word, excel dan lain – lain) biasanya di simpan dalam ekstensi aslinya atau dalam ekstensi lain, salah satunya PDF. Banyaknya orang yang memilih menggunakan format ini adalah karena sangat praktis dan tidak memakan waktu lama untuk membukanya. Meskipun konsekuensi yang muncul adalah ketika file sudah dalam bentuk PDF maka tidak bisa diubah lagi datanya, kecuali memakai software khusus.

Pengertian PDF

Secara umum pengertian PDF atau Portable Document Format merupakan suatu format berkas yang dibuat oleh Adobe System Inc. Sebagai salah satu perusahaan software terbesar saat ini tentu saja mencerminkan semua hasil produknya yang memiliki fungsi penting bagi masyarakat, sebut saja salah satunya Adobe Photoshop sebagai software editor gambar terbaik saat ini. Meskipun pada awalnya kurang begitu populer namun saat ini pemakaian file dengan ekstensi PDF hampir selalu ada. Bahkan software untuk membacanya pun tidak hanya Adobe Reader namun juga ada Foxit Reader, Sumatra PDF dan lain – lain.

Pada awalnya Adobe System selaku pemrakarsa berkas file PDF hanya membuat software Acrobat Reader (sekarang bernama Adobe Reader) secara komersial, sehingga tidak bisa langsung diunduh alias berbayar. Pada saat itupun penggunaan file PDF memang masih sangat rendah, tepatnya pada tahun 1993. Kurang populernya format PDF di versi – versi awal pada saat itu dikarenakan beberapa faktor yakni antara lain kurang terintegrasi dengan world wide web (WWW), ukuran file yang besar juga menghambat ketika diunduh dengan kecepatan internet pada saat itu, serta kalah bersaingnya PDF dengan beberapa contoh format seperti .ps (post script). Namun seiring berjalannya waktu keberadaan PDF mulai diperhitungkan. Hal ini ditandai dengan semakin tenarnya Adobe Reader serta software – software pesaing lainnya.

Fungsi PDF

Setiap pembuatan suatu program atau berkas document pasti memiliki fungsi atau tujuan tertentu, termasuk juga dibalik terciptanya PDF. Kebanyakan orang memahami tentang bagaimana cara convert sebuah file document ke PDF ataupun sebaliknya namun jarang ada yang menyadari fungsi dari diciptakannya format ini. Jika meninjau dari segi namanya mungkin sudah terlihat fungsi dari format PDF ini. Portable Document Format berarti suatu format file yang digunakan untuk menyimpan dokumen tertentu dengan rincian berupa teks atau font, gambar dan bahkan format dokumen lain.

Terbentuknya e-book atau buku elektronik tak lepas dari peran PDF

Istilah portable dalam hal ini adalah memberikan informasi bahwa format file PDF fleksibel digunakan di komputer manapun. Salah satu masalah yang sering ditemui adalah perbedaan versi Microsoft Office pada masing – masing komputer atau bahkan ada yang tidak terinstall. Perbedaan versi Microsft Office terkadang menimbulkan kekacauan pada datanya, oleh karena itu perlunya document dengan format file PDF. Dengan menginstall salah satu software pembaca PDF maka hal itu akan segera teratasi.

Proses pengiriman data PDF dengan email juga lebih mudah serta fleksibel dibuka pada komputer dengan sistem operasi apapun, tidak hanya Windows saja namun bisa pada Mac-OS, Linux dan lain – lain. Dengan berbagai macam fungsi yang ditawarkan maka tidak heran pada saat ini format file PDF sudah menjadi bagian penting di masyarakat, tidak hanya bagi pekerja saja namun juga pada pelajar dan kalangan umum.

Kelebihan PDF dibanding format dokumen lainnya

Sebagai suatu format dokumen pastinya PDF mempunyai kelebihan tersendiri jika dibandingkan dengan format lain seperti pada Word, Excel, Power Point, Text dan lain – lain. Kelebihan dari suatu berkas yang disimpan dengan format PDF antara lain :

1. Kelebihan utama dari file PDF adalah sifatnya yang fleksibel. Sudah dijelaskan sebelumnya bahwa file PDF ini dapat dibuka di komputer manapun atau bahkan smartphone tanpa adanya perubahan pada data atau isinya. Bahkan suatu browser bernama Mozilla Firefox juga memiliki kemampuan untuk membaca data pada format PDF.
2. Dapat diberi keamanan dengan mensetting password sehingga tidak dapat diedit sembarangan atau bahkan dibuka sekalipun. Gunakan software PDF locker jika tidak dapat dibuka.
3. Kebanyakan orang mungkin beranggapan bahwa file PDF tidak dapat diedit karena dengan mengconvert ke dokumen lain kemungkinan datanya akan kacau. Namun jangan salah karena saat ini terdapat software PDF reader yang juga dilengkapi fitur editor.
4. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya format PDF tidak hanya menyimpan data dalam bentuk teks namun juga gambar (image) ataupun foto juga bisa.
5. Tersedia banyak sekali software PDF reader, software untuk melakukan konversi dari teks ataupun gambar dan software untuk melakukan editor (baik secara aplikasi ataupun online). Ketersediaan software yang sangat beragam ini menjadi indikasi ketenaran format PDF hingga saat ini.

Dengan semua kelebihan diatas tidak mengherankan bahwa format PDF saat ini memiliki tempat sendiri dengan sifatnya yang fleksibel, mudah digunakan dan pastinya tidak menurunkan kualitas file yang dikonversi.